База знань · практичний довідник
証明
Апостиль і нотаріальне
оформлення документів
Свідоцтво про народження, шлюб, довідка про несудимість, диплом — ці документи не приймають за кордоном «як є». Їх треба засвідчити апостилем і перекласти. 12 секцій: хто проставляє апостиль, скільки це коштує, як перекладати, що потрібно з боку Японії та України.01 · Коротко
П'ять речей, які треба зрозуміти одразу
Апостиль — це не нотаріус і не консулЦе спеціальна печатка (付箋) на документі, яка підтверджує: підпис справжній, печатка справжня, документ справжній. Ніщо іншого вона не засвідчує — зміст документа ніхто не перевіряє.
Україна і Японія — учасники однієї конвенціїОбидві країни є сторонами Гаазької конвенції 1961. Тому між ними не потрібна консульська легалізація — достатньо апостиля з обох боків.
В Японії це безкоштовноМЗС Японії (外務省) бере 0 єн за апостиль і за публічну печатку (公印確認) — і поштою, і вікном.
В Україні це 51 грнПлата за послугу проставлення апостиля — 3 неоподатковуваних мінімуми доходів громадян, тобто 51 грн. Строк — до 3 робочих днів.
Апостиль не замінює перекладЯпонська сторона вимагає японський переклад з перекладачем, який підписує відповідний сертифікат. Для частини процедур переклад ще й засвідчують нотаріусом.
Найчастіша помилка — іти в посольство за «легалізацією». Україна і Японія підписали Гаазьку конвенцію, тож консульська легалізаціяне потрібна і в посольстві її не роблять. Потрібен апостиль.
02 · Правова основа
Гаазька конвенція 1961
Конвенція про спрощення формальностей, засвідчення перекладів, апостилів —Гаазька конвенція від 5 жовтня 1961. Її принцип: держави-учасниці визнають, що документ однієї країни не потребує консульської легалізації в іншій, якщо на ньому стоїть апостиль.
В списку учасників МЗС Японії Україна і Японіяприсутні разом — це підтверджено офіційним переліком缔约国（地域）. Практичний наслідок простий: якщо ви везете український документ до Японії — апостилюйте в Україні, а не несіть у посольство.
Крапка з боку: навіть якщо країна — учасник конвенції, конкретна інстанція може попросити консульську легалізацію (наприклад, якщо документ не входить у перелік, який можна апостилювати). Уточніть вимогудо оформлення апостиля — у приймаючій установі.
03 · Україна → Японія
Апостиль українського документа
Апостиль в Україні проставляє Міністерство юстиції — його територіальні органи, а також Державна міграційна служба (за своїми документами) і Державна податкова служба (за документами ДПС). Актуальний порядок — наказ Мін'юсту № 3177/5 від 20 листопада 2025, щонабрав чинності 1 лютого 2026.
Хто проставляєТериторіальні органи Мін'юсту за місцем реєстрації, ДМС, ДПС. Перелік установ — додаток 1 до Порядку, опублікованого на zakon.rada.gov.ua.
СтрокДо 3 робочих днів від реєстрації заяви в Реєстрі заяв про проставлення апостиля. Для ДМС — до 10 робочих днів.
Плата51 грн — 3 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Розмір плати регулюється наказом Мін'юсту про розмір та порядок оплати послуг.
Що взятиОригінал документа, заяву, квитанцію про оплату, паспорт заявника.
ПеревіркаУсі проставлені апостилі — в Електронному реєстрі апостилів. Мін'юст публікує реєстр, у якому видно дату, номер і вид документа.
Ви в Японії, а документ в Україні. Апостиль проставляєукраїнська сторона, тож документ має побувати в Україні — або ваша довірена людина подає заяву за вами. Найчастіше цим займається нотаріус або родич. Формально заяву може подати й інша особа за довіреністю.
05 · Що потребує
Що потребує апостиля, а що ні
ПотрібенСвідоцтво про народження, шлюб, смерть (РАЦС) · довідка про несудимість · диплом і додаток до нього · атестат / витяг з ЄДР · довіреність (для дій за кордоном) · довідка про власність на нерухомість (за кордоном) · документи про усиновлення, опікунство · довідка про відсутність банкрутства · документи ЗАГС / РАЦС для реєстрації в Японії (наприклад, для 婚姻届) · витяг з 戸籍 та інші японські документи, які ви хочете подати в Україну.
Не потрібенДокументи для особистого використання в Україні — наприклад, щоб пред'явити свідоцтво про шлюб у РАЦС власного друку. Апостиль потрібен лише тоді, коли документ перетинає кордон і подається до іноземної установи. Також не потрібен паспорт, водійські права, residence card, довідка з роботи — це не офіційні документи в сенсі конвенції.
Окремий випадок — довідка про несудимістьВидає МВС України (або ДП «Національні інформаційні системи»), а апостиль на неї ставить уже Мін'юст. Тобто це два кроки в різних відомствах.
Окремий випадок — документ, виданий в Японії для УкраїниЯпонський апостиль від 外務省 + український переклад (перекладач, засвідчений Мін'юстом, або нотаріус). Саме такий пакет і є «апостилем» з боку Японії.
06 · Переклад
Переклад документа
Апостиль підтверджує справжність — але японський чи український орган не прочитає оригінал іншою мовою. Тому потрібен переклад, і саме він найчастіше стає вузьким місцем.
Український документ → японською
- Переклад робиться після апостиля — в оригіналі вже стоїть печатка.
- Перекладач ставить на перекладі свідчення: ПІБ, адреса, дата, підпис; бажано — печатка фірми.
- Для частини процедур (наприклад, 出生届 та 婚姻届 у мерії) переклад ще й засвідчують нотаріусом — 公証人 (кōshinin). Простої перекладацької підписі може вистачити не всюди.
- У 在留資格 та 入管 вимоги найсуворіші: там приймають переклад із засвідченням перекладача (宣誓供述書) або нотаріально засвідчений.
- Нотаріальні переклади українських документів в Японії робить JAF та приватні перекладачі.
Японський документ → українською
- Переклад робиться після апостиля 外務省.
- Перекладач має бути засвідженим — це перекладач, який проходить атестацію в Офісі перекладів при Мін'юсті, або нотаріус, який засвідчує переклад.
- Формат: переклад додається до оригіналу з апостилем, на перекладі — підпис перекладача, ПІБ, адреса, дата, номер засвідчення.
- Вимога до перекладача залежить від інстанції-одержувача в Україні (нотаріус, РАЦС, реєстр, ЗАГС, суд). Уточніть там, бо список допустимих перекладачів різний.
Апостиль + переклад — це два окремі кроки, і обидва потрібні.Найчастіша причина відмови в мерії або 入管: документ апостильовано, а перекладацького свідчення немає або в ньому бракує адреси чи дати.
07 · Японське нотаріальне оформлення
公証人 та 公証役場
Апостиль — не єдиний спосіб підготувати японський документ до використання за кордоном. Коли документ приватний або не входить у перелік засвідчуваних, працює інша процедура — з нотаріусом.
公証人 — державний нотаріусСтворює 公正証書 — нотаріально засвідчений документ (заповіт, одруження, договір, згода на усиновлення). Також засвідчує справжність підпису (署名) та справжність копії (優秀性) і заверяє переклад.
公証役場 — нотаріальна контораОформлює 確定認証 — засвідчення підпису на документі для використання за кордоном (підписуєте в присутності нотаріуса).
Що обратиПотрібен доказ факту (якого документа) — апостиль або 公正証書. Потрібна особиста підписна заява — 確定認証. Потрібен лише доказ тотожності копії — засвідчення 優秀性.
ВажливоКожна з цих процедур — без апостиля. Їхній результат не приймають там, де просять саме апостиль. Запитайте в одержувача точну форму: «апостиль», «завірена копія» чи «засвідчення підпису».
08 · Посольство
Коли все ж треба в посольство
Українські документи, видані за кордоном, для використання в Україні оформлює МЗС України — консульський департамент (Посольство України в Японії). Загальні правила — на сторінці МЗСApostille and Legalization.
- Документ з Японії для України: апостиль 外務省 + переклад → в установу України. Посольство не потрібне.
- Документ з Японії, який треба легалізувати для третьої країни: посольство тієї країни (оскільки Японія — учасник конвенції).
- Документ з Японії для України, але інстанція просить консульську легалізацію: тоді консульський департамент МЗС України в Токіо. Це рідкість — перевірте, чи справді потрібно.
- Консульський відділ приймає заявники за попереднім записом — електронна черга.
09 · Чек-ліст
П'ять кроків: документ з України для Японії
- 01Зберіть оригінал і зрозумійте, який саме документ потрібен.Свідоцтво про народження / шлюб / смерть з РАЦС, довідка про несудимість з МВС, диплом з університету. Для довідки про несудимість апостиль ставить окремо, після отримання самої довідки.
- 02Проставте апостиль в Україні.Територіальний орган Мін'юсту, ДМС або ДПС. Плата — 51 грн, строк — до 3 робочих днів. Перевірте апостиль у електронному реєстрі.
- 03Замовить переклад на японську.Апостильований оригінал + переклад із підписом перекладача (ПІБ, адреса, дата). Якщо процедура вимагає нотаріальне засвідчення — зверніться до 公証人.
- 04Дізнайтеся вимоги приймаючої сторони.Мерія, 入管, університет, страхова компанія, роботодавець — у кожного свої вимоги до перекладу й терміну дії документа. Деякі вимагають, щоб апостиль був проставлений не пізніше ніж за 3–6 місяців до подачі.
- 05Подайте документ.Оригінал апостилю + оригінал перекладу. Оригінал документа в інстанції, зазвичай, залишають — заздалегідь зробіть копію для себе.
10 · Підводні камені
Що ламається найчастіше
«Зробив апостиль — і все»Без перекладу документ не приймуть. Переклад — обов'язковий окремий крок із власним свідченням.
Переклад зроблено до апостиляНеправильний порядок. Апостиль ставиться на оригінал, переклад робиться після — щоб перекладач бачив уже апостильовану версію.
Строк дії апостиляСам апостиль «не старіє», але приймаюча інстанція часто встановлює власний строк давності (типово 3–6 місяців від дати апостиля). Дізнайтеся про це заздалегідь.
Оригінал залишили в інстанціїЧерез кілька місяців може знадобитися повторно подати документ, а оригіналу вже немає. Зробіть копію і не віддавайте єдиний екземпляр без потреби.
Виїхали з Японії — документ лишився на поштіМЗС Японії повертає документ поштою за вказаною адресою і не видає на руки. Уважно заповнюйте адресу, за якою ви точно будете, коли прийде лист.
Виїхали з Японії на час апостилюванняЯкщо апостиль від МЗС Японії вже вирушив поштою, а ви — за кордоном, лист дійде до адреси, за якою ви були. Плануйте строк із запасом.
Плутанина з 公印確認 та апостилем公印確認 — тільки для країн поза конвенцією, і після нього все одно потрібна консульська легалізація. Україна — учасник конвенції, тож вам апостиль.
Довідка про несудимість «не апостилюється»Її видає МВС, а апостиль ставить Мін'юст. Часто плутають ці два кроки і втрачають тиждень.
11 · Тарифи
Тарифи й терміни
Апостиль в Україні (Мін'юст)51 грн · до 3 робочих днів · з 01.02.2026
Апостиль через ДМСдо 10 робочих днів
Апостиль 外務省 (Японія)безкоштовно · 3 відкриті дні · поштовою відправкою
公印確認 (Японія)безкоштовно · 3 відкриті дні · потрібна потім консульська легалізація
Вікно МЗС у Токіо14:00–16:00 · з 05.10.2026 обов'язкове онлайн-бронювання
Консульський департамент МЗС України в Токіотариф див. консульські збори · запис через електронну чергу
12 · Джерела
Джерела
外務省 — 証明（公印確認・アポスティーユ）↗外務省 — 公印確認・アポスティーユとは ↗外務省 — 申請手続きガイド 3 申請方法・必要書類 ↗外務省 — перелік країн-учасниць Гаазької конвенції ↗外務省 — контакти для довідок (FRESC) ↗Мін'юст — Електронний реєстр апостилів ↗Порядок проставлення апостиля Мін'юстом (наказ № 3177/5) ↗Правила проставлення апостиля на офіційних документах ↗МЗС України — Apostille and Legalization ↗Посольство України в Японії (консульський відділ) ↗HCCH — статус Гаазької конвенції 1961 ↗FRESC — підтримка іноземців в Японії ↗
Це інформаційний матеріал, а не юридична консультація. Конкретний перелік документів, які приймає та чи інша інстанція, визначає вона сама — запитайте перелік у приймаючої сторони до того, як проставляти апостиль. Незнайдені розбіжності між сторінками МЗС України та Мін'юсту трактуйте на користь останньої редакції нормативного акту.