Практичний довідник · 区役所 / 市役所
区役所
Мерія в Японії:
від реєстрації до пенсії
Все, що українцю потрібно зробити в 区役所 (kuyakusho) або 市役所 (shiyakusho) протягом перших 30 днів у Японії — з офіційними термінами, формами і пастками.01 · Що це таке
区役所 vs 市役所 — що до чого
Мерія в Японії — це місцева адміністрація, де ви реєструєте адресу, оформлюєте медичну страховку, подаєте заяви на пенсію, реєструєте шлюб, народження, переїзд. Залежно від того, де ви живете, називається по-різному:
区役所 (kuyakusho)У 23 спеціальних районах Токіо (23区: Shibuya, Shinjuku, Minato, Setagaya тощо) і в містах-сателітах Осаки (наприклад, Sumiyoshi). Називається «ку» через те, що це 区 — район/ward.
市役所 (shiyakusho)У всіх інших містах Японії (Yokohama, Saitama, Nagoya, Kyoto, Kobe, Fukuoka, Sapporo тощо). Називається «shi» через те, що це 市 — місто.
町役場 (machi yakuba)У малих містечках і селах (町 māti / 村 mura). Зустрічається рідко — українці зазвичай живуть у великих містах.
法務局 (hōmukyoku)Не мерія, але часто плутають. Це регіональне відділення імміграційної служби — там роблять продовження статусу, зміну статусу, permanent residence.
★Як зрозуміти, куди йти? Введіть адресу в Google Maps → шукайте «区役所», «市役所» або «区役所+назва вашого ward/району». Назва буде в адресі: «Setagaya Ward Office» = «世田谷区役所» (Setagaya-ku yakusho).
02 · Години і коли йти
Робочі години, черги, коли менше людей
БудніПонеділок–п'ятниця, 8:30–17:15. Це основний час. Середа — зазвичай найменш завантажений день (у Японії середа не «day off», але менше людей йде в адмін).
СуботаЗачинено. Деякі великі мерії (особливо в Токіо) мають 週末窓口 (shūmatsu madoguchi) — суботні/недільні вікна для реєстрації адреси. Працюють у другу та четверту суботу місяця, 9:00–17:00. Тільки базові послуги: 転入届, 転出届, видача 住民票.
Неділя і святаЗачинено. Напередодні свят (наприклад, 30 квітня, 3 травня — Golden Week) — дуже багато людей. Уникайте.
ОбідОфіційної обідньої перерви немає, але реально з 12:00 до 13:00 частина вікон може бути закрита або працювати повільно.
★Коли йти, щоб уникнути черги: середа або четвер, з 9:00 до 10:30 ранку. У понеділок і п'ятницю — найбільше людей. У перший робочий день після 3-денного свята (наприклад, після Golden Week) — взагалі не йдіть, це пекло.
★Запишіться онлайн (де можливо). Великі мерії (Токіо, Йокогама, Осака) мають систему 予約 (yoyaku) — попередній запис. Шукайте на сайті мерії «予約» або «待ち時間». Це економить 30–90 хв очікування.
03 · 転入届
Реєстрація адреси — перше, що треба зробити
転入届 (tennyū todoke) — це заява про в'їзд/заселення. Подаєте протягом 14 днів після прибуття в Японію (або після переїзду в інше місто). Без цієї реєстрації вас юридично не існує — банк, страховка, телефон, договори оренди неможливі.
Що взяти з собою
01在留カード (zairyū kādo)Картка резидента. Оригінал. Без неї взагалі не приймуть заяву. На цьому ж етапі впишуть адресу на звороті.
02パスポート (pasupōto)Закордонний паспорт. Оригінал.
03Договір оренди (賃貸借契約書)Має бути ваше ім'я, адреса квартири, дата початку оренди. Якщо договір ще не підписаний — можна тимчасово лист від власника/гаранта, але краще мати договір.
04ハンко (особиста печатка)Якщо ще не зробили — можете поставити підпис (署名) на формі. Але ханко краще: у банку теж знадобиться.
05My Number 通知カード (tsūchi kādo)Якщо є. Якщо немає — не проблема, його видадуть пізніше.
Що отримаєте в результаті
住民票 (jūminhyō)Довідка про реєстрацію адреси. Знадобиться для банку, страховки, телефону, договорів. Видають одразу в день подачі. Можна замовити кілька копій (300 ¥/копія).
住所写入 в картці резидентаНа звороті вашої в留カード напишуть нову адресу. Це офіційне підтвердження вашого проживання.
国民健康保険証Якщо оформите одночасно (рекомендую) — видають картку медстрахування в той самий день. Покриття з моменту реєстрації.
国民年金 手帳Якщо не працюєте — пенсійне «справу». Тут же можна подати на 免除 (звільнення) або 猶予 (відстрочку).
!Не пропустіть 14 днів. Штраф — до ¥50 000. Плюс без реєстрації ви не можете оформити медстрахування, що в Японії обов'язкове. Якщо не встигаєте — зателефонуйте в мерію, іноді дають 1-2 дні «по людськи», але краще не ризикувати.
04 · 国民健康保険
Медичне страхування — обов'язкове
国民健康保険 (kokumin kenkō hoken) — це медичне страхування для тих, хто не застрахований через роботодавця (тобто для непрацюючих, ФОП, студентів, домогосподарок). Покриває 70% вартості медичних послуг.
Хто має платити
01Не працюєте, ФОП, студентОбов'язково. Оформляється в мерії одночасно з 転入届. Розмір внеску залежить від доходу (для безробітних — мінімальний, ~¥2 000–3 000/міс).
02Працюєте повний робочий деньНе вам. Вас застрахує роботодавець через 健康保険 (kenkō hoken). Подає компанія, не ви.
03Працюєте неповний робочий день (<25 год/тиждень)Обов'язково в 国民健康保険. Деякі роботодавці намагаються не оформляти — це їх проблема, не ваша. Юридично — ви маєте бути в 国民健康保険.
Скільки платити і як зменшити
Внесок розраховується на основі 前年所得 (zennen shotoku) — доходу минулого року. Для українців, які приїхали в 2026 році, це зазвичай 0 → мінімальний внесок (~¥2 000–3 000/міс, залежить від муніципалітету).
★Якщо немає доходу і важко платити навіть мінімум — подайте на 減免 (genmen) — повне або часткове звільнення. Потрібно: заява, документ про доходи (довідка про відсутність), іноді лист про фінансовий стан. Розглядають 1–4 тижні.
Що покриває
Візит до лікаря70% покриття. Ви платите 30% від вартості. Для дітей до 6 років і людей 70+ — 80% і 90% відповідно (але маленька частка все одно лишається).
Стаціонар70% покриття. Для великих операцій є 高額療養費 (kōgaku ryōyōhi) — обмеження максимальної суми на місяць (залежить від доходу, зазвичай ¥80 000–250 000).
Ліки за рецептом70% покриття. Показуєте картку + рецепт в аптеці. Платите 30%.
Стоматолог70%. Більшість базових процедур (пломба, чистка, видалення). Імпланти і косметика — зазвичай ні.
Вагітність і пологиПокривається окремою програмою 出産育児一時金 (shussan ikuji ichijikin) — одноразова виплата ~¥500 000.
05 · 国民年金
Пенсія — обов'язкова, але можна звільнити
国民年金 (kokumin nenkin) — базова пенсія Японії. Якщо ви не працюєте повний день (а значить нема 厚生年金 — корпоративної пенсії через роботодавця), вас автоматично зарахують у 国民年金. Внесок — ¥16 980/міс (2026).
Коли можна звільнити (важливо для біженців)
!Якщо не працюєте і немає доходу — одразу подайте на 免除 (menjo, звільнення) або 猶予 (yūyo, відстрочка). Без цього підуть борги + пеня + через 10 років втратите право на японську пенсію взагалі. Не чекайте — подайте в перший же візит до мерії.
Типи звільнення
全額免除 (zenmen)Повне звільнення. Якщо дохід 0 або мінімальний. Підходить для щойно прибулих без роботи.
4分の3免除Платите 25% внеску. Якщо є невеликий дохід (наприклад, підробіток).
半額免除50%. Якщо дохід вищий, але все ще низький.
4分の1免除75% внеску. Рідко.
納付猶予 (nōfu yūyo)Відстрочка. Для 20–50 років без доходу. Право на пенсію зберігається, але внески не зараховуються в стаж (на відміну від 免除).
学生納付特例 (gakusei nōfu tokurei)Для студентів денної форми. Відстрочка без штрафів.
10-річне правило
Щоб отримати японську пенсію, потрібно мінімум 10 років внесків (або 免除). Якщо виїхали раніше — внески не згоряють, їх можна доплатити пізніше (до 60 років) або відновити, якщо повернетеся.
★Угода Україна–Японія: соціальної угоди нема, тому український стаж не зараховується в японську пенсію. Але є угода про уникнення подвійного оподаткування — для ФОП з українськими клієнтами це важливо. Деталі — finance.
06 · Інші процедури
Все інше, що роблять у мерії
転居届 (tenkyo todoke)Переїзд в межах Японії. Подати за 14 днів до або після. Адреса в residence card оновлюється. Потрібен: residence card, договір нової оренди.
転出届 (tenshutsu todoke)Виїзд з Японії назавжди. Подати за 14 днів до виїзду. Видають 転出証明書 (tenshutsu shōmeisho) — знадобиться для повернення. Здайте residence card на паспортному контролі або в 入管局.
婚姻届 (kon'in todoke)Реєстрація шлюбу. Подають обидва партнери одночасно. Потрібно: паспорти, документи з країни походження (для іноземця — апостиль + переклад), свідок (18+, не родич). Деталі — окремий розділ.
出生届 (shussei todoke)Реєстрація народження дитини. Подати протягом 14 днів. Потрібно: лікарська довідка з пологового будинку (出生証明書), residence card батьків, свідоцтво про шлюб. Японські свідоцтва потім — для отримання українського паспорта дитини.
死亡届 (shibō todoke)Реєстрація смерті. Подати протягом 7 днів. Потрібно: лікарська довідка (死亡診断書), паспорт/посвідчення померлого. Консульство України теж треба повідомити.
児童手当 (jidō teate)Допомога на кожну дитину до 15 років — ¥10 000–15 000/міс (залежить від віку і доходу). Подати в мерії після народження або 転入届. Працює і для українців. Деталі — education.
印鑑登録 (inkan tōroku)Реєстрація ханко. Потрібна для банку і нерухомості. Беріть ханко + residence card + щось із посвідченням особи. Видають 印鑑登録証 (inkan tōroku shō) — сертифікат.
所得証明 (shotoku shōmei)Довідка про доходи. Потрібна для оренди, кредиту, дитячого садка. Замовляється в мерії, 300 ¥/копія.
07 · Мовна підтримка
Як порозумітися в мерії
Великі мерії мають штатних перекладачів або волонтерів. Можна заздалегідь записатися на прийом із перекладачем — це економить нерви і час.
多言語支援センター (tagengo shien sentā)Центр багатомовної підтримки при мерії. Є у великих містах (Токіо, Йокогама, Осака, Нагоя, Кіото, Кобе). Мови: англійська, китайська, корейська, іспанська, португальська, в'єтнамська, тайська, філіппінська. Українська — рідко, але можуть замовити перекладача по телефону.
多文化共生 (tabunka kyōsei) волонтериБагатокультурні волонтери в районних центрах. Зазвичай розмовляють англійською + рідною мовою. Допомагають із формами, заявами, перекладом документів.
Перекладач по телефонуБагато мерій мають послугу «telephone interpreter» — тристоронній дзвінок: ви, клерк, перекладач. Безкоштовно. Запитайте на ресепшені.
RHQ (0120-400-250)Безкоштовна гаряча лінія для українців. Українською, російською, англійською, японською. Можуть підказати, як заповнити форму, і навіть супроводжувати в мерію (за домовленістю).
FRESC (фрес)Реєстрація евакуйованих + консультації. Безкоштовно, з перекладачем. fresc.jp.
★Лайфхак: візьміть із собою смартфон з Google Translate (офлайн-пакет японської). На ресепшені скажіть «ウクライナから来ました。通訳をお願いします» (Ukuraina kara kimashita. Tsūyaku o onegai shimasu — «Я приїхав з України. Прошу перекладача»). Або просто покажіть QR-код Google Translate. У 80% випадків допомагає.
08 · Чек-ліст
Що взяти на перший візит до мерії
01在留カード (zairyū kādo)Картка резидента — обов'язково, без неї не приймуть заяву.
02パスポート (pasupōto)Закордонний паспорт.
03Договір орендиАбо лист від власника/гаранта з підтвердженням адреси.
04Ханко (печатка)Або просто підпишіть форми на місці. Але ханко краще.
05通知カード / My NumberЯкщо є. Якщо немає — видадуть пізніше.
06Свідоцтва з України (апостиль + переклад)Якщо плануєте реєструвати шлюб або потрібне підтвердження сімейного стану.
07Готівка~¥1 000–2 000 на копії документів (住民票, 印鑑登録証). Картку приймають не скрізь.
08Смартфон з перекладачемGoogle Translate офлайн-пакет японської, Pleco, чи навіть просто DeepL.
09Терпіння і водаПерший візит може зайняти 2–3 години. В меріях зазвичай є кулер.
09 · Типові помилки
Чого не робити
01Не затягувати 転入届14 днів. Без реєстрації не відкриєте банк, не оформите страховку, навіть мобільний оператор не дасть SIM. Це перше, що треба зробити.
02Не забути про 国民年金 免除Якщо не працюєте — подайте одразу. Без цього підуть борги і пеня, а через 10 років втратите право на пенсію.
03Не покладатися на Google Translate для формЯпонські форми мають специфічні поля. Попросіть перекладача або волонтера допомогти. Одна помилка в імені — і доведеться переробляти.
04Не залишати residence card вдомаНосіть 24/7. Поліція має право перевірити. Без неї — затримання до 48 годин для з'ясування.
05Не підписувати те, що не розумієтеЯкщо клерк тисне — попросіть час подумати або викликати перекладача. Краще довше, ніж підписати не те.
06Не забувати оновлювати адресуПереїхали — 転居届. Виїхали з Японії — 転出届. Не повідомите — отримаєте листи з податкової на стару адресу, штрафи, проблеми з в'їздом.
10 · Джерела
Офіційні сайти (перевіряйте першоджерело)
総務省 — Міністерство внутрішніх справ і комунікацій ↗法務省 — Міністерство юстиції (імміграція, статус) ↗日本年金機構 — Japan Pension Service ↗厚生労働省 — Міністерство охорони здоров'я (медстрахування) ↗RHQ — підтримка українців в Японії ↗FRESC — реєстрація евакуйованих ↗Портал підтримки іноземців (MOJ) ↗
Ця сторінка узагальнює процедури, але конкретні вимоги, форми і години різняться за муніципалітетом. Завжди уточнюйте у вашій місцевій мерії або на офіційному сайті.